江蘇省企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)績效評價之文件審核
在江蘇省企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)績效評價的流程中，文件審核是一個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。這一階段，評價專家將對企業(yè)提交的貫標(biāo)績效評價材料進(jìn)行深入分析和細(xì)致審核。文件審核不僅關(guān)注材料的完整性，更側(cè)重于評估企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理體系的實際運行效果和績效表現(xiàn)。通過對文件內(nèi)容的嚴(yán)格審查，評價團(tuán)隊能夠?qū)ζ髽I(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理的規(guī)范性、有效性進(jìn)行全面評估，為最終的績效評價結(jié)果提供科學(xué)依據(jù)。
企業(yè)提出貫標(biāo)績效評價申請并通過形式審查的，由知識產(chǎn)權(quán)管理部門委托的績效評價機(jī)構(gòu)進(jìn)行文件審核。文件審核不賦分值，通過文件審核的企業(yè)才能進(jìn)入現(xiàn)場審核階段。
文件審核是對企業(yè)貫標(biāo)情況的書面審核?？冃гu價機(jī)構(gòu)通過文件審核全面了解企業(yè)貫標(biāo)概況，特別是知識產(chǎn)權(quán)管理體系建設(shè)情況，為后期開展現(xiàn)場審核做準(zhǔn)備。
一、文件審核材料清單
(一)知識產(chǎn)權(quán)方針及目標(biāo);
(二)企業(yè)建立知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理體系的成文信息，包括知識產(chǎn)權(quán)手冊、標(biāo)準(zhǔn)文件要求創(chuàng)建并保持的其他成文信息;
(三)企業(yè)運行知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理體系的記錄;
(四)內(nèi)部審核記錄;
(五)管理評審記錄;
(六)知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理體系改進(jìn)記錄。
二、文件審核內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)
(一)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)方針及目標(biāo)。
1.知識產(chǎn)權(quán)方針可以表現(xiàn)為企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略、規(guī)劃、計劃等形式，與企業(yè)戰(zhàn)略方向保持一致，與企業(yè)經(jīng)營發(fā)展水平相適應(yīng)，符合企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)義務(wù)要求。
2.知識產(chǎn)權(quán)目標(biāo)可包含長期目標(biāo)、年度目標(biāo)、部門目標(biāo)等，應(yīng)根據(jù)企業(yè)實際情況制定，與知識產(chǎn)權(quán)方針保持一致，并發(fā)放至相關(guān)責(zé)任部門。
(二)企業(yè)建立、運行知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理體系的成文信息。
成文信息可以以制度、文件、規(guī)范、規(guī)定、流程等形式體現(xiàn)。成文信息應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)文件和企業(yè)管理需求，明確控制過程和控制要求，便于理解和操作。成文信息應(yīng)通過標(biāo)識、編號等方式進(jìn)行管理，易于識別、取用、閱讀和保護(hù)，防止信息泄密、不當(dāng)使用和文件受損。
1.知識產(chǎn)權(quán)手冊。手冊應(yīng)明確企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理體系的范圍。手冊中需明確知識產(chǎn)權(quán)機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)和權(quán)限，以及知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理體系過程之間的相互關(guān)系，且表述清晰。
2.關(guān)于信息資源的成文信息。明確信息資源收集的方式和渠道，具體收集的信息類型，信息的篩選、加工和利用方式。明確知識產(chǎn)權(quán)信息檢索、分析和利用的場景，建立專利導(dǎo)航工作機(jī)制，并做好數(shù)據(jù)的及時更新。建立或計劃建立知識產(chǎn)權(quán)信息數(shù)據(jù)庫的企業(yè)，明確數(shù)據(jù)庫使用要求，關(guān)注并監(jiān)督數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和更新。
3.關(guān)于知識產(chǎn)權(quán)獲取的成文信息。企業(yè)應(yīng)根據(jù)知識產(chǎn)權(quán)目標(biāo)制定知識產(chǎn)權(quán)的獲取計劃，明確通過自主創(chuàng)新、合作開發(fā)、許可或受讓等方式獲取知識產(chǎn)權(quán)。知識產(chǎn)權(quán)獲取的數(shù)量與類型應(yīng)與企業(yè)現(xiàn)狀、經(jīng)營和發(fā)展需求相適應(yīng)。通過受讓等途徑獲取知識產(chǎn)權(quán)，應(yīng)在受讓前調(diào)查確認(rèn)相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)的有效性和穩(wěn)定性。企業(yè)獲取知識產(chǎn)權(quán)過程中的相關(guān)資料應(yīng)保留并管理。企業(yè)需采取相應(yīng)的措施以避免：非正常專利申請，不以使用為目的的商標(biāo)惡意注冊，不正當(dāng)獲取他人商業(yè)秘密，歪曲、篡改、剽竊他人作品以及非法獲取知識產(chǎn)權(quán)的情形。具體明確專利、商標(biāo)、商業(yè)秘密、著作權(quán)及其他類型知識產(chǎn)權(quán)的獲取過程控制要求。
4.關(guān)于知識產(chǎn)權(quán)維護(hù)的成文信息。明確企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)日常維護(hù)要求，建立知識產(chǎn)權(quán)分類管理檔案，包括知識產(chǎn)權(quán)類別、權(quán)利人、有效期、使用情況等信息，定期對知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行維護(hù)和評估，根據(jù)評估結(jié)果對知識產(chǎn)權(quán)權(quán)屬變更或放棄，保存并管理知識產(chǎn)權(quán)維護(hù)的相關(guān)記錄。對于有條件的企業(yè)，宜進(jìn)行知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)會計信息披露，建立知識產(chǎn)權(quán)會計核算檔案，定期對知識產(chǎn)權(quán)的成本和產(chǎn)出效益進(jìn)行核算，對知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行分級管理。
5.關(guān)于知識產(chǎn)權(quán)實施和使用的成文信息。根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀，制定促進(jìn)知識產(chǎn)權(quán)實施和使用的辦法，明確知識產(chǎn)權(quán)實施和使用的管理要求，建立知識產(chǎn)權(quán)實施和使用的管理過程，監(jiān)控知識產(chǎn)權(quán)的合規(guī)實施和使用。對于已經(jīng)實施和使用的知識產(chǎn)權(quán)，評估知識產(chǎn)權(quán)對產(chǎn)品、企業(yè)的貢獻(xiàn)，促進(jìn)知識產(chǎn)權(quán)的實施和使用。被許可實施和使用知識產(chǎn)權(quán)時，合同等文件中應(yīng)標(biāo)注清楚許可實施的類型，在相應(yīng)的范圍內(nèi)進(jìn)行實施。有條件的企業(yè)可以開展專利產(chǎn)品備案。
6.關(guān)于知識產(chǎn)權(quán)許可和轉(zhuǎn)讓的成文信息。知識產(chǎn)權(quán)許可和轉(zhuǎn)讓前，根據(jù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)情況，制定許可或轉(zhuǎn)讓方案，開展知識產(chǎn)權(quán)評估，權(quán)衡許可和轉(zhuǎn)讓的利弊，并履行相關(guān)審查、備案或登記程序。國有企業(yè)轉(zhuǎn)讓時，應(yīng)遵循國有資產(chǎn)管理規(guī)定。
7.關(guān)于企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險管理的成文信息。梳理企業(yè)運營過程中可能涉及的知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險，采取措施，避免或降低侵犯他人的知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險。定期監(jiān)控可能涉及他人知識產(chǎn)權(quán)的狀況，針對可能發(fā)生的糾紛，結(jié)合企業(yè)實際提出防范及應(yīng)對措施。將知識產(chǎn)權(quán)納入企業(yè)風(fēng)險管理范圍，通過對知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險的識別、分析和監(jiān)測，進(jìn)行風(fēng)險辨別、風(fēng)險分析和評估，降低風(fēng)險發(fā)生率。明確保密管理中涉密人員、載體、區(qū)域、信息和設(shè)備的管理要求，做好商業(yè)秘密的管理。產(chǎn)品、ā術(shù)等對外披露前，開展知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)和保密審查，并留存記錄。
8.關(guān)于企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)爭議處理的成文信息。做好產(chǎn)品和服務(wù)的侵權(quán)監(jiān)控，確保能及時發(fā)現(xiàn)和監(jiān)控知識產(chǎn)權(quán)被侵權(quán)情況，根據(jù)企業(yè)管理實際情況，評估被侵權(quán)損失，提出應(yīng)對方案。通過評估，分析利弊，明確協(xié)商、調(diào)解、訴訟、仲裁等適宜的爭議解決方式，保護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)。
9.確保知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理體系有效性所需的其他成文信息。符合《企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理體系 要求》7.5.3、7.5.4 相關(guān)成文信息的創(chuàng)建、更新和控制要求。
(三)企業(yè)內(nèi)部審查審核記錄。
企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)審查記錄、內(nèi)部審核記錄、管理評審記錄。各類審查審核工作按照企業(yè)運行標(biāo)準(zhǔn)的要求開展，記錄清晰記載各類審查工作開展的過程，日期精確，有相關(guān)責(zé)任人簽字。
(四)糾正措施及結(jié)果記錄。
企業(yè)在內(nèi)部審查審核時，發(fā)現(xiàn)存在不合規(guī)事項的，應(yīng)采取有效整改措施，并保留完整的整改記錄。
三、文件審核結(jié)果的處理
(一)審核通過。經(jīng)審核符合標(biāo)準(zhǔn)要求的，通過文件審核，由績效評價機(jī)構(gòu)向企業(yè)發(fā)放《績效評價文件審核報告表》(以下簡稱“文審報告”)，并抄送設(shè)區(qū)市知識產(chǎn)權(quán)局。
(二)通知整改。績效評價機(jī)構(gòu)認(rèn)為企業(yè)相關(guān)文件材料、審查審核記錄不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的，向企業(yè)發(fā)放文審報告，企業(yè)按要求進(jìn)行整改：
1. 文件未完全覆蓋標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，或部分內(nèi)容不符合企業(yè)管理實際需求，企業(yè)按照要求進(jìn)行整改。
2. 企業(yè)未開展內(nèi)部審查審核或?qū)彶閷徍撕笪从行д牡?，需?1 個月內(nèi)重新開展審查審核或繼續(xù)整改，整改后補充提交相關(guān)記錄;
經(jīng)整改符合標(biāo)準(zhǔn)要求的，文件審核通過。
(三)不予通過。經(jīng)文件審核，績效評價機(jī)構(gòu)認(rèn)為企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)合規(guī)管理存在不可克服的重大缺陷，或經(jīng) 3 次整改后仍不符合合規(guī)管理要求，文件審核不予通過，由績效評價機(jī)構(gòu)告知企業(yè)不予通過的理由。文件材料未通過審核的，不予進(jìn)行現(xiàn)場審核。企業(yè)需整改并運行 3個月后，才可再次提交申請。
